Bloque VI · Informática básica y ofimática · Tema 43 de 45

Tema 43. Bases de datos.

Bases de datos: Access 365. Principales funciones y utilidades. Tablas. Consultas. Formularios. Informes. Relaciones. Importación, vinculación y exportación de datos.

Revisado el 5 de septiembre de 2026 con las bases oficiales.

Qué cubre este tema

El tema presenta Access de Microsoft 365 como sistema gestor de bases de datos relacionales de escritorio con sus seis tipos de objetos: tablas, consultas, formularios, informes, macros y módulos, almacenados en un único archivo .accdb de hasta 2 GB. Estudia las tablas (campos, tipos de datos, clave principal, índices, propiedades y máscaras), las consultas de selección, de parámetros, de referencias cruzadas y de acción, con sus criterios y comodines, los formularios y sus secciones y controles, los informes con agrupación y vista preliminar, y las relaciones uno a uno, uno a varios y varios a varios con integridad referencial. Termina con la pestaña Datos externos para importar, vincular y exportar datos con Excel, archivos de texto, XML, otras bases de datos Access, SQL Server, listas de SharePoint u orígenes ODBC. En el examen se preguntan tipos de datos y su tamaño, tipos de consultas, secciones de formularios e informes y la diferencia entre importar y vincular.

Ideas clave

• Los objetos de una base de datos Access son tablas (almacenan los datos), consultas (los seleccionan o modifican), formularios (interfaz de entrada y consulta), informes (salida impresa), macros (automatización sin código) y módulos (procedimientos en VBA); se gestionan desde el panel de navegación (F11 lo muestra u oculta) y la cinta tiene las pestañas Archivo, Inicio, Crear, Datos externos, Herramientas de base de datos y Ayuda.
• Access 365 usa el formato .accdb (desde Access 2007), con las variantes .accde (compilado, sin código fuente editable), .accdt (plantilla) y .accdr (modo runtime); el formato antiguo es .mdb, el archivo de bloqueo .laccdb y el tamaño máximo de una base de datos es 2 GB. Una tabla admite hasta 255 campos.
• Tipos de datos de campo: Texto corto (hasta 255 caracteres), Texto largo (antes Memo, hasta 1 GB), Número, Número grande, Fecha/Hora, Fecha/Hora extendida, Moneda, Autonumeración, Sí/No, Objeto OLE, Hipervínculo, Datos adjuntos, Calculado y el Asistente para búsquedas; las propiedades del campo (tamaño, formato, máscara de entrada, regla de validación, requerido, indexado) se definen en la vista Diseño de la tabla.
• La clave principal identifica de forma única cada registro y no admite duplicados ni valores nulos; la relación uno a varios vincula la clave principal de una tabla con una clave externa de otra, la varios a varios exige una tabla intermedia, y en Herramientas de base de datos > Relaciones se activa Exigir integridad referencial con las opciones Actualizar en cascada los campos relacionados y Eliminar en cascada los registros relacionados.
• Las consultas se crean con el asistente o en vista Diseño (cuadrícula QBE con Campo, Tabla, Orden, Mostrar y Criterios) y también en vista SQL; hay consultas de selección, de parámetros (criterio entre corchetes que pregunta un valor), de referencias cruzadas, de acción (creación de tabla, datos anexados, actualización y eliminación, identificadas con un signo de exclamación) y consultas SQL específicas de unión, paso a través y definición de datos.
• Los criterios admiten operadores como Entre … Y …, Es Nulo, Negado, comparaciones y el operador Como con los comodines * (cualquier número de caracteres), ? (un carácter) y # (un dígito), por ejemplo Como "Gar*"; las fechas se encierran entre almohadillas (#01/01/2025#) y los criterios en la misma fila se combinan con Y y en filas distintas con O.
• Un formulario tiene las secciones Encabezado del formulario, Encabezado de página, Detalle, Pie de página y Pie del formulario y se edita en las vistas Formulario, Presentación y Diseño con controles dependientes, independientes o calculados (cuadro de texto, etiqueta, cuadro combinado, cuadro de lista, botón, casilla, subformulario); los informes añaden secciones de Encabezado y Pie de grupo para agrupar y totalizar y se revisan en Vista preliminar antes de imprimir o exportar a PDF.
• En Datos externos, Nuevo origen de datos permite importar (copia los datos en una tabla nueva o los anexa) o vincular (la tabla vinculada apunta al archivo externo y se actualiza con él) desde Excel, archivos de texto, XML, HTML, Access, SQL Server, listas de SharePoint, Dataverse, carpetas de Outlook u ODBC; el grupo Exportar envía a Excel, archivo de texto, XML, PDF o XPS, correo electrónico, Access, Word (Combinar con Word) o SharePoint, y el Administrador de tablas vinculadas actualiza las rutas.

Cuánto pesa en el examen

Este tema forma parte de Bloque VI · Informática básica y ofimática, del programa oficial de Administrativo del Estado.

• El ejercicio dedica 90 preguntas al temario, repartidas entre 45 temas: de media, 2 preguntas por tema.
• Ritmo del examen: 100 minutos para 90 preguntas, unos 67 segundos por pregunta.
• Cada error resta 1/3 de un acierto, así que 3 fallos anulan una respuesta correcta: solo compensa arriesgar si descartas alguna de las 4 alternativas.
• Para el mínimo de 5 sobre 10 hacen falta 45 aciertos sin fallos.

Preguntas tipo examen

3 preguntas de muestra con el formato del examen. En Sacadiez tienes el banco completo del tema con explicación en cada respuesta.

1. 1 ¿Cuál de los siguientes NO es un tipo de objeto de una base de datos de Access 365?

   1. A Consulta
   2. B Informe
   3. C Módulo
   4. D Gráfico dinámico

   Correcta: D. Los seis objetos de Access son tablas, consultas, formularios, informes, macros y módulos; los gráficos se insertan como controles dentro de formularios o informes, no son objetos independientes.

2. 2 En Access, la consulta de acción que guarda el resultado de una selección en una tabla nueva se denomina consulta de:

   1. A Datos anexados
   2. B Actualización
   3. C Creación de tabla
   4. D Referencias cruzadas

   Correcta: C. La consulta de creación de tabla genera una tabla nueva con los registros seleccionados; la de datos anexados los añade a una tabla existente, la de actualización modifica valores y la de referencias cruzadas es de resumen, no de acción.

3. 3 Al relacionar dos tablas en Access y marcar «Exigir integridad referencial», ¿qué opción hace que al borrar un registro de la tabla principal se borren automáticamente los registros relacionados de la tabla secundaria?

   1. A Actualizar en cascada los campos relacionados
   2. B Eliminar en cascada los registros relacionados
   3. C Combinación externa izquierda
   4. D Indexado sin duplicados

   Correcta: B. Eliminar en cascada los registros relacionados propaga el borrado a la tabla relacionada; Actualizar en cascada propaga los cambios de la clave principal. Sin estas opciones la integridad referencial impide borrar o modificar registros con registros dependientes.

Esta materia entra también en Auxiliar Administrativo del Estado (tema 26), con el mismo temario oficial pero distinto formato de examen.

Fuentes

• Microsoft Support: «Introducción a las bases de datos» y «Especificaciones de Access»
• Microsoft Support: «Tipos de datos para bases de datos de escritorio de Access» y «Crear, editar o eliminar una relación»
• Microsoft Support: «Introducción a las consultas», «Crear un formulario en Access» y «Introducción a los informes en Access»
• Microsoft Support: «Importar o vincular a datos de un libro de Excel» y «Exportar datos a Excel»