Bloque VI · Informática básica y ofimática · Tema 44 de 45

Tema 44 · Administrativo del Estado. Correo electrónico.

Correo electrónico: Outlook 365. Conceptos elementales y funcionamiento. El entorno de trabajo. Enviar, recibir, responder y reenviar mensajes. Creación de mensajes. Reglas de mensaje. Libreta de direcciones.

Revisado el 18 de octubre de 2026 con las bases oficiales.

Ficha de estudio del tema 44 del programa de Administrativo del Estado. Consulta el programa y las bases en la sede oficial y el formato del examen de Administrativo del Estado.

Qué cubre este tema

El tema explica el correo electrónico y su gestión con Outlook de Microsoft 365 para Windows, tanto en el Outlook clásico como en el nuevo Outlook: los conceptos de cuenta, dirección, servidor y protocolos (SMTP para el envío, POP3 e IMAP para la recepción y Exchange para las cuentas de Microsoft 365), los archivos de datos .pst y .ost, y el entorno de trabajo con la barra de navegación (Correo, Calendario, Personas, Tareas), el panel de carpetas, la lista de mensajes y el panel de lectura. Describe la creación de mensajes con los campos Para, CC, CCO y Asunto, datos adjuntos, firmas, importancia y confirmaciones, las operaciones de enviar, recibir, responder, responder a todos y reenviar con sus atajos, las reglas de mensaje con condiciones, acciones y excepciones y las respuestas automáticas, y la libreta de direcciones con la lista global de direcciones, los contactos y los grupos de contactos. Se preguntan atajos, campos del mensaje, orden y tipos de reglas y carpetas predeterminadas.

Ideas clave

• El correo se envía mediante el protocolo SMTP (puerto 25 o 587 con cifrado) y se recibe con POP3 (puerto 110, o 995 con SSL/TLS), que descarga los mensajes al equipo, o con IMAP (143, o 993 con SSL/TLS), que los sincroniza dejándolos en el servidor; las cuentas de Microsoft 365 usan Exchange Online, que sincroniza correo, calendario y contactos en todos los dispositivos.
• Outlook clásico guarda los datos de cuentas POP y los archivos de almacenamiento en Archivos de datos de Outlook (.pst) y las cuentas Exchange e IMAP en Archivos de datos sin conexión (.ost), copia local en caché del buzón del servidor; el nuevo Outlook para Windows funciona conectado al servicio y ya no usa archivos .pst para el trabajo diario.
• El entorno muestra la barra de navegación con Correo, Calendario, Personas (contactos), Tareas y Grupos, el panel de carpetas con Bandeja de entrada, Borradores, Elementos enviados, Elementos eliminados, Bandeja de salida, Correo no deseado y Archivo, la lista de mensajes (con Prioritarios y Otros si está activa la bandeja Prioritarios) y el panel de lectura; Ctrl+1, Ctrl+2, Ctrl+3 y Ctrl+4 cambian a Correo, Calendario, Contactos y Tareas.
• Un mensaje nuevo (Ctrl+Mayús+M desde cualquier vista) tiene los campos Para (destinatarios principales), CC (con copia, visibles para todos) y CCO (con copia oculta, invisibles para el resto), Asunto y cuerpo en formato HTML, texto enriquecido o texto sin formato; se pueden adjuntar archivos, insertar la firma (Opciones > Correo > Firmas), marcar importancia alta o baja, solicitar confirmación de entrega o de lectura, retrasar la entrega y añadir botones de votación.
• Operaciones sobre mensajes recibidos: Ctrl+R responde solo al remitente, Ctrl+Mayús+R responde a todos, Ctrl+F reenvía (los datos adjuntos se conservan al reenviar pero no al responder), Alt+S o Ctrl+Intro envía, F9 (Enviar y recibir todas las carpetas) fuerza la sincronización, y los mensajes pueden marcarse con categorías de color, marcas de seguimiento, moverse a carpetas, archivarse o convertirse en citas y tareas.
• Las reglas (Outlook clásico: Archivo > Administrar reglas y alertas o Inicio > Reglas; nuevo Outlook: Configuración > Correo > Reglas) automatizan acciones sobre los mensajes que cumplen condiciones (remitente, palabras del asunto, destinatario) con acciones (mover a carpeta, marcar, reenviar, eliminar, mostrar alerta) y excepciones; se aplican en el orden de la lista, la opción «detener el procesamiento de más reglas» evita que sigan aplicándose y las reglas que actúan en el servidor Exchange funcionan aunque Outlook esté cerrado, mientras que las de solo cliente exigen que esté abierto.
• Las Respuestas automáticas (fuera de la oficina) se configuran en Archivo > Respuestas automáticas en cuentas Exchange, con textos distintos para dentro y fuera de la organización y un intervalo de fechas; el Correo no deseado tiene niveles de filtrado y listas de remitentes seguros y bloqueados, y en Exchange es posible intentar recuperar un mensaje enviado por error.
• La Libreta de direcciones (Ctrl+Mayús+B) reúne la Lista global de direcciones de la organización en cuentas Exchange, la carpeta Contactos del usuario y otras listas; los contactos se crean con Ctrl+Mayús+C y los grupos de contactos (antiguas listas de distribución) con Ctrl+Mayús+L, y al escribir en Para, Outlook autocompleta con la caché de direcciones usadas y el botón Comprobar nombres valida los destinatarios.

Este tema en el examen de Administrativo del Estado

Este tema forma parte de Bloque VI · Informática básica y ofimática, del programa oficial de Administrativo del Estado.

• El ejercicio incluye 90 preguntas del programa de 45 temas. El programa no fija una cuota de preguntas para cada tema: no se debe asumir un reparto uniforme.
• Ritmo del examen: 100 minutos para 90 preguntas, unos 67 segundos por pregunta.
• La penalización por error es 1/3 del valor de un acierto. Comprueba cómo afectan aciertos, errores y respuestas en blanco en la calculadora de nota del examen.
• Para el mínimo de 5 sobre 10 hacen falta 45 aciertos sin fallos.

Preguntas tipo examen

3 preguntas de muestra con el formato del examen. En SacaDiez tienes el banco completo del tema con explicación en cada respuesta.

1. 1 En Outlook, ¿qué combinación de teclas responde a un mensaje enviándolo a todos los destinatarios originales?

   1. A Ctrl+R
   2. B Ctrl+Mayús+R
   3. C Ctrl+F
   4. D Ctrl+Mayús+M

   Correcta: B. Ctrl+Mayús+R es Responder a todos; Ctrl+R responde solo al remitente, Ctrl+F reenvía y Ctrl+Mayús+M crea un mensaje nuevo.

2. 2 Al redactar un mensaje en Outlook, los destinatarios incluidos en el campo CCO:

   1. A Reciben el mensaje y su dirección es visible para todos los demás destinatarios
   2. B Reciben el mensaje sin que los demás destinatarios vean su dirección
   3. C Reciben únicamente una confirmación de lectura
   4. D No reciben el mensaje hasta que lo apruebe el remitente

   Correcta: B. CCO (con copia oculta) envía el mensaje ocultando la dirección al resto de destinatarios; los de Para y CC son visibles para todos.

3. 3 En Outlook clásico, ¿qué combinación de teclas abre la Libreta de direcciones?

   1. A Ctrl+Mayús+B
   2. B Ctrl+Mayús+C
   3. C Ctrl+Mayús+L
   4. D Ctrl+Mayús+A

   Correcta: A. Ctrl+Mayús+B abre la Libreta de direcciones; Ctrl+Mayús+C crea un contacto, Ctrl+Mayús+L un grupo de contactos y Ctrl+Mayús+A una cita.

Esta materia entra también en Auxiliar Administrativo del Estado (tema 27), con el mismo temario oficial pero distinto formato de examen.

Fuentes

• Microsoft Support: «Métodos abreviados de teclado de Outlook»
• Microsoft Support: «Administrar mensajes de correo electrónico mediante reglas en Outlook» y «Enviar respuestas automáticas de fuera de la oficina»
• Microsoft Support: «Introducción a los archivos de datos de Outlook (.pst y .ost)» y «¿Qué es la Libreta de direcciones?»
• Microsoft Support: «Configuración de POP e IMAP para Outlook» (puertos y protocolos)