Bloque VI · Informática básica y ofimática · Tema 44 de 45

Tema 44. Correo electrónico.

Correo electrónico: Outlook 365. Conceptos elementales y funcionamiento. El entorno de trabajo. Enviar, recibir, responder y reenviar mensajes. Creación de mensajes. Reglas de mensaje. Libreta de direcciones.

Revisado el 5 de septiembre de 2026 con las bases oficiales.

Qué cubre este tema

El tema explica el correo electrónico y su gestión con Outlook de Microsoft 365 para Windows, tanto en el Outlook clásico como en el nuevo Outlook: los conceptos de cuenta, dirección, servidor y protocolos (SMTP para el envío, POP3 e IMAP para la recepción y Exchange para las cuentas de Microsoft 365), los archivos de datos .pst y .ost, y el entorno de trabajo con la barra de navegación (Correo, Calendario, Personas, Tareas), el panel de carpetas, la lista de mensajes y el panel de lectura. Describe la creación de mensajes con los campos Para, CC, CCO y Asunto, datos adjuntos, firmas, importancia y confirmaciones, las operaciones de enviar, recibir, responder, responder a todos y reenviar con sus atajos, las reglas de mensaje con condiciones, acciones y excepciones y las respuestas automáticas, y la libreta de direcciones con la lista global de direcciones, los contactos y los grupos de contactos. Se preguntan atajos, campos del mensaje, orden y tipos de reglas y carpetas predeterminadas.

Ideas clave

• El correo se envía mediante el protocolo SMTP (puerto 25 o 587 con cifrado) y se recibe con POP3 (puerto 110, o 995 con SSL/TLS), que descarga los mensajes al equipo, o con IMAP (143, o 993 con SSL/TLS), que los sincroniza dejándolos en el servidor; las cuentas de Microsoft 365 usan Exchange Online, que sincroniza correo, calendario y contactos en todos los dispositivos.
• Outlook clásico guarda los datos de cuentas POP y los archivos de almacenamiento en Archivos de datos de Outlook (.pst) y las cuentas Exchange e IMAP en Archivos de datos sin conexión (.ost), copia local en caché del buzón del servidor; el nuevo Outlook para Windows funciona conectado al servicio y ya no usa archivos .pst para el trabajo diario.
• El entorno muestra la barra de navegación con Correo, Calendario, Personas (contactos), Tareas y Grupos, el panel de carpetas con Bandeja de entrada, Borradores, Elementos enviados, Elementos eliminados, Bandeja de salida, Correo no deseado y Archivo, la lista de mensajes (con Prioritarios y Otros si está activa la bandeja Prioritarios) y el panel de lectura; Ctrl+1, Ctrl+2, Ctrl+3 y Ctrl+4 cambian a Correo, Calendario, Contactos y Tareas.
• Un mensaje nuevo (Ctrl+Mayús+M desde cualquier vista) tiene los campos Para (destinatarios principales), CC (con copia, visibles para todos) y CCO (con copia oculta, invisibles para el resto), Asunto y cuerpo en formato HTML, texto enriquecido o texto sin formato; se pueden adjuntar archivos, insertar la firma (Opciones > Correo > Firmas), marcar importancia alta o baja, solicitar confirmación de entrega o de lectura, retrasar la entrega y añadir botones de votación.
• Operaciones sobre mensajes recibidos: Ctrl+R responde solo al remitente, Ctrl+Mayús+R responde a todos, Ctrl+F reenvía (los datos adjuntos se conservan al reenviar pero no al responder), Alt+S o Ctrl+Intro envía, F9 (Enviar y recibir todas las carpetas) fuerza la sincronización, y los mensajes pueden marcarse con categorías de color, marcas de seguimiento, moverse a carpetas, archivarse o convertirse en citas y tareas.
• Las reglas (Outlook clásico: Archivo > Administrar reglas y alertas o Inicio > Reglas; nuevo Outlook: Configuración > Correo > Reglas) automatizan acciones sobre los mensajes que cumplen condiciones (remitente, palabras del asunto, destinatario) con acciones (mover a carpeta, marcar, reenviar, eliminar, mostrar alerta) y excepciones; se aplican en el orden de la lista, la opción «detener el procesamiento de más reglas» evita que sigan aplicándose y las reglas que actúan en el servidor Exchange funcionan aunque Outlook esté cerrado, mientras que las de solo cliente exigen que esté abierto.
• Las Respuestas automáticas (fuera de la oficina) se configuran en Archivo > Respuestas automáticas en cuentas Exchange, con textos distintos para dentro y fuera de la organización y un intervalo de fechas; el Correo no deseado tiene niveles de filtrado y listas de remitentes seguros y bloqueados, y en Exchange es posible intentar recuperar un mensaje enviado por error.
• La Libreta de direcciones (Ctrl+Mayús+B) reúne la Lista global de direcciones de la organización en cuentas Exchange, la carpeta Contactos del usuario y otras listas; los contactos se crean con Ctrl+Mayús+C y los grupos de contactos (antiguas listas de distribución) con Ctrl+Mayús+L, y al escribir en Para, Outlook autocompleta con la caché de direcciones usadas y el botón Comprobar nombres valida los destinatarios.

Cuánto pesa en el examen

Este tema forma parte de Bloque VI · Informática básica y ofimática, del programa oficial de Administrativo del Estado.

• El ejercicio dedica 90 preguntas al temario, repartidas entre 45 temas: de media, 2 preguntas por tema.
• Ritmo del examen: 100 minutos para 90 preguntas, unos 67 segundos por pregunta.
• Cada error resta 1/3 de un acierto, así que 3 fallos anulan una respuesta correcta: solo compensa arriesgar si descartas alguna de las 4 alternativas.
• Para el mínimo de 5 sobre 10 hacen falta 45 aciertos sin fallos.

Preguntas tipo examen

3 preguntas de muestra con el formato del examen. En Sacadiez tienes el banco completo del tema con explicación en cada respuesta.

1. 1 En Outlook, ¿qué combinación de teclas responde a un mensaje enviándolo a todos los destinatarios originales?

   1. A Ctrl+R
   2. B Ctrl+Mayús+R
   3. C Ctrl+F
   4. D Ctrl+Mayús+M

   Correcta: B. Ctrl+Mayús+R es Responder a todos; Ctrl+R responde solo al remitente, Ctrl+F reenvía y Ctrl+Mayús+M crea un mensaje nuevo.

2. 2 Al redactar un mensaje en Outlook, los destinatarios incluidos en el campo CCO:

   1. A Reciben el mensaje y su dirección es visible para todos los demás destinatarios
   2. B Reciben el mensaje sin que los demás destinatarios vean su dirección
   3. C Reciben únicamente una confirmación de lectura
   4. D No reciben el mensaje hasta que lo apruebe el remitente

   Correcta: B. CCO (con copia oculta) envía el mensaje ocultando la dirección al resto de destinatarios; los de Para y CC son visibles para todos.

3. 3 En Outlook clásico, ¿qué combinación de teclas abre la Libreta de direcciones?

   1. A Ctrl+Mayús+B
   2. B Ctrl+Mayús+C
   3. C Ctrl+Mayús+L
   4. D Ctrl+Mayús+A

   Correcta: A. Ctrl+Mayús+B abre la Libreta de direcciones; Ctrl+Mayús+C crea un contacto, Ctrl+Mayús+L un grupo de contactos y Ctrl+Mayús+A una cita.

Esta materia entra también en Auxiliar Administrativo del Estado (tema 27), con el mismo temario oficial pero distinto formato de examen.

Fuentes

• Microsoft Support: «Métodos abreviados de teclado de Outlook»
• Microsoft Support: «Administrar mensajes de correo electrónico mediante reglas en Outlook» y «Enviar respuestas automáticas de fuera de la oficina»
• Microsoft Support: «Introducción a los archivos de datos de Outlook (.pst y .ost)» y «¿Qué es la Libreta de direcciones?»
• Microsoft Support: «Configuración de POP e IMAP para Outlook» (puertos y protocolos)