Bloque II · Actividad administrativa y ofimática · Tema 25 de 28

Tema 25. Hojas de cálculo.

Hojas de cálculo: Excel 365. Principales funciones y utilidades. Libros, hojas y celdas. Configuración. Introducción y edición de datos. Fórmulas y funciones. Gráficos. Gestión de datos. Personalización del entorno de trabajo.

Revisado el con las bases oficiales.

Qué cubre este tema

El tema recorre Excel de Microsoft 365: el libro (.xlsx) formado por hojas de 1.048.576 filas y 16.384 columnas, la celda como intersección identificada por referencia A1, la cinta con las pestañas Archivo, Inicio, Insertar, Dibujar, Disposición de página, Fórmulas, Datos, Revisar, Vista, Automatizar y Ayuda, y la barra de fórmulas. Explica la introducción y edición de datos (tipos, autorrelleno, validación, formato de celdas), las fórmulas con sus operadores y referencias relativas, absolutas y mixtas, las funciones más habituales con su sintaxis en español (SUMA, PROMEDIO, CONTAR.SI, SI, BUSCARV, BUSCARX), los mensajes de error, los gráficos y minigráficos, y la gestión de datos (ordenar, filtrar, subtotales, quitar duplicados, tablas dinámicas, análisis de hipótesis). Termina con la configuración de impresión y la personalización en Archivo > Opciones. Las preguntas suelen exigir la sintaxis exacta de las funciones, los atajos y el significado de los errores.

Ideas clave

  • Cada hoja de cálculo tiene 1.048.576 filas y 16.384 columnas (de la A a la XFD); una celda admite hasta 32.767 caracteres, una fórmula hasta 8.192 caracteres y 64 niveles de funciones anidadas, y el nombre de una hoja tiene como máximo 31 caracteres; Mayús+F11 inserta una hoja nueva y Ctrl+Av Pág y Ctrl+Re Pág cambian de hoja.
  • Las fórmulas empiezan por el signo = (también se admite + o -) y combinan operadores aritméticos (+, -, *, /, ^ potencia, % porcentaje), de texto (& concatena), de comparación (=, <>, <, >, <=, >=) y de referencia (: rango, ; unión en la configuración española y espacio intersección); el separador de argumentos en Excel en español es el punto y coma.
  • Las referencias relativas (A1) cambian al copiar la fórmula, las absolutas ($A$1) se mantienen y las mixtas fijan solo la fila (A$1) o la columna ($A1); F4 alterna entre los cuatro tipos mientras se edita, y las referencias a otras hojas se escriben Hoja2!A1. El Administrador de nombres (Fórmulas) permite definir nombres para rangos.
  • Funciones básicas con su sintaxis en español: SUMA(número1;[número2];…), PROMEDIO, MAX, MIN, CONTAR (celdas numéricas), CONTARA (no vacías), CONTAR.SI(rango;criterio), SUMAR.SI(rango;criterio;[rango_suma]), SUMAR.SI.CONJUNTO, SI(prueba_lógica;valor_si_verdadero;valor_si_falso), Y, O, SI.ERROR, REDONDEAR(número;núm_decimales), HOY(), AHORA(), CONCAT, IZQUIERDA, DERECHA, EXTRAE, LARGO y MAYUSC.
  • BUSCARV(valor_buscado;matriz_tabla;indicador_columnas;[ordenado]) busca en la primera columna de un rango y devuelve el valor de la columna indicada (FALSO para coincidencia exacta); BUSCARH busca en la primera fila; BUSCARX(valor_buscado;matriz_buscada;matriz_devuelta) sustituye a ambas sin necesidad de que la clave sea la primera columna, e INDICE con COINCIDIR ofrece la misma flexibilidad.
  • Errores de Excel en español: ##### la columna es demasiado estrecha para mostrar el valor, #¡DIV/0! división entre cero o celda vacía, #N/D valor no disponible (por ejemplo BUSCARV sin coincidencia), #¿NOMBRE? nombre de función o rango no reconocido, #¡VALOR! tipo de argumento incorrecto, #¡REF! referencia a celda eliminada, #¡NUM! valor numérico no válido, #¡NULO! intersección vacía y #¡DESBORDAMIENTO! cuando una fórmula matricial dinámica no tiene espacio.
  • Los gráficos se insertan desde Insertar > Gráficos (columnas, líneas, circular, barras, áreas, dispersión, combinado, mapas, histograma, cascada, embudo) o con F11 en una hoja de gráfico nueva y Alt+F1 en la hoja actual; los minigráficos (línea, columna, ganancia o pérdida) se insertan en una celda. Las tablas dinámicas (Insertar > Tabla dinámica) resumen datos arrastrando campos a las áreas Filtros, Columnas, Filas y Valores.
  • La pestaña Datos agrupa Obtener y transformar (Power Query), Ordenar y filtrar (Ctrl+Mayús+L activa el autofiltro), Herramientas de datos (Texto en columnas, Relleno rápido, Quitar duplicados, Validación de datos, Consolidar), Análisis de hipótesis (Administrador de escenarios, Buscar objetivo, Tabla de datos) y Esquema (Agrupar, Subtotal); Inicio > Formato condicional resalta celdas según reglas y Ctrl+1 abre Formato de celdas. Vista > Inmovilizar paneles fija filas y columnas, y Disposición de página define el área de impresión, los títulos a repetir y los saltos de página; Archivo > Opciones personaliza cálculo (Fórmulas), autoguardado (Guardar) y la cinta.

Cuánto pesa en el examen

Este tema forma parte de Bloque II · Actividad administrativa y ofimática, del programa oficial de Auxiliar Administrativo del Estado.

  • El ejercicio dedica 80 preguntas al temario, repartidas entre 28 temas: de media, 2,9 preguntas por tema.
  • Ritmo del examen: 90 minutos para 110 preguntas, unos 49 segundos por pregunta.
  • Cada error resta 1/3 de un acierto, así que 3 fallos anulan una respuesta correcta: solo compensa arriesgar si descartas alguna de las 4 alternativas.
  • Para el mínimo de 5 sobre 10 hacen falta 55 aciertos sin fallos.

Preguntas tipo examen

3 preguntas de muestra con el formato del examen. En Sacadiez tienes el banco completo del tema con explicación en cada respuesta.

  1. 1 ¿Cuál es la sintaxis correcta de la función BUSCARV en Excel en español?
    1. A BUSCARV(matriz_tabla;valor_buscado;indicador_columnas;[ordenado])
    2. B BUSCARV(valor_buscado;matriz_tabla;indicador_columnas;[ordenado])
    3. C BUSCARV(valor_buscado;indicador_columnas;matriz_tabla)
    4. D BUSCARV(valor_buscado;matriz_tabla;[ordenado])

    Correcta: B. BUSCARV recibe el valor buscado, la matriz o rango donde buscar, el número de columna cuyo valor se devuelve y, opcionalmente, VERDADERO/FALSO para coincidencia aproximada o exacta.

  2. 2 En Excel, la fórmula =A1/B1 muestra el error #¡DIV/0! cuando:
    1. A A1 contiene texto en lugar de un número
    2. B B1 está vacía o contiene el valor cero
    3. C La celda B1 ha sido eliminada
    4. D La columna es demasiado estrecha para mostrar el resultado

    Correcta: B. #¡DIV/0! indica división entre cero o entre una celda vacía; el texto en un operando produce #¡VALOR!, una celda eliminada #¡REF! y la columna estrecha muestra #####.

  3. 3 Mientras se edita una fórmula en Excel, ¿qué tecla alterna la referencia seleccionada entre relativa, absoluta y mixta (A1, $A$1, A$1, $A1)?
    1. A F2
    2. B F4
    3. C F5
    4. D F9

    Correcta: B. F4 cambia el tipo de referencia; F2 entra en modo de edición de la celda, F5 abre Ir a y F9 recalcula las hojas del libro.

Esta materia entra también en Administrativo del Estado (tema 42), con el mismo temario oficial pero distinto formato de examen.

Fuentes

  • Microsoft Support: «Especificaciones y límites de Excel»
  • Microsoft Support: «Métodos abreviados de teclado de Excel» (versión en español)
  • Microsoft Support: «Función BUSCARV», «Función BUSCARX», «Función SI» y «Cómo corregir errores en fórmulas»
  • Microsoft Support: «Crear una tabla dinámica» y «Tipos de gráficos disponibles en Office»

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