Tema 26. Conceptos de archivo judicial y de documentación judicial en relación con la legislación vigente en materia de archivos judiciales.
Conceptos de archivo judicial y de documentación judicial en relación con la legislación vigente en materia de archivos judiciales. Formas de remisión de documentación judicial y relaciones documentales. Nuevas tecnologías en los archivos judiciales de gestión. Las juntas de expurgo de la documentación judicial.
Revisado el con las bases oficiales.
Qué cubre este tema
El tema se centra en el Real Decreto 937/2003 de modernización de los archivos judiciales, que define archivo judicial, documento judicial y expurgo, distingue los Archivos Judiciales de Gestión, Territoriales y Central y regula su responsable, el acceso, la remisión de documentos con relaciones documentales y las Juntas de Expurgo. Se completa con el art. 458 LOPJ, que hace responsables del Archivo de Gestión a los letrados de la Administración de Justicia, y con las previsiones del RDL 6/2023 sobre expediente judicial electrónico y sistema de archivo. Suelen preguntarse las tres clases de archivos, el plazo de cinco años para remitir al Territorial, la composición y periodicidad de las Juntas de Expurgo y el plazo de dos meses para recuperar documentos.
Ideas clave
- Se entiende por archivo judicial tanto el conjunto orgánico de documentos judiciales como el lugar donde quedan custodiados y clasificados; por expurgo, el procedimiento por el que se determina cuándo un documento pierde su utilidad o debe conservarse; y son documentos judiciales las actuaciones procesales y los aportados por las partes o terceros, cualquiera que sea su soporte (art. 1 RD 937/2003); quedan excluidos los libros de sentencias, los de registro y los expedientes del Registro Civil (art. 2.2).
- Existen tres clases de archivos: Archivos Judiciales de Gestión, Archivos Judiciales Territoriales y Archivo Judicial Central (art. 4 RD 937/2003).
- El Archivo Judicial de Gestión existe en cada oficina judicial y custodia los documentos de los procesos en tramitación; transcurridos cinco años desde la incoación, los asuntos sin actuación pendiente pueden remitirse al Archivo Territorial (art. 5); su ordenación, custodia y conservación corresponde al letrado de la Administración de Justicia (art. 6 RD 937/2003 y art. 458.1 LOPJ), y con carácter general los autos se destruyen transcurridos seis años desde la firmeza de la resolución que puso fin al procedimiento (art. 458.2 LOPJ).
- En cada comunidad autónoma existe como mínimo un Archivo Judicial Territorial dependiente del Presidente del Tribunal Superior de Justicia, delegable en el Presidente de la Audiencia Provincial o el Juez Decano, a cargo de un letrado de la Administración de Justicia (arts. 8 y 9); el Archivo Judicial Central, adscrito a la Sala de Gobierno del Tribunal Supremo, custodia la documentación del Tribunal Supremo, la Audiencia Nacional y los órganos con jurisdicción nacional (arts. 10 y 11 RD 937/2003).
- La remisión de documentos del Archivo de Gestión al Territorial o Central se formaliza periódicamente, como mínimo con carácter anual, acompañada de una relación de los procedimientos según modelo uniforme y obligatorio, remitida por las aplicaciones informáticas y de la que el LAJ conserva copia con fecha de envío y acreditación de recepción; la relación indica orden jurisdiccional, naturaleza, número y año, partes, objeto y fecha de terminación o paralización (art. 13 RD 937/2003).
- Los archivos se gestionan mediante programas y aplicaciones informáticas aprobados por el Consejo General del Poder Judicial a propuesta del Ministerio de Justicia o de las comunidades autónomas, y los documentos en papel pueden convertirse a soporte digital o microfilmado garantizando integridad, autenticidad y conservación (art. 3 RD 937/2003); el RDL 6/2023 define el expediente judicial electrónico con índice electrónico firmado (art. 47) y prevé un sistema de archivo electrónico de la Administración de Justicia (art. 79).
- Las Juntas de Expurgo son órganos colegiados administrativos que deciden la exclusión o eliminación de los expedientes del Patrimonio Documental o su transferencia a la Administración de patrimonio histórico; hay una en cada comunidad autónoma y, en el ámbito del Ministerio, tienen sede en la presidencia del TSJ, están presididas por un magistrado designado por su Presidente con voto dirimente e integradas por un fiscal, el Gerente Territorial, un técnico superior en archivos, un titulado superior y un LAJ como secretario (art. 14 RD 937/2003).
- El responsable del Archivo de Gestión remite al secretario de la Junta, al menos una vez al año, la relación de procedimientos con ejecución terminada o prescritos (art. 15); la Junta publica las relaciones en el BOE o diario oficial autonómico para que los interesados recuperen en dos meses los documentos aportados (art. 16), se reúne en sesión ordinaria una vez al año con informe vinculante de la Administración de patrimonio histórico (art. 17) y acuerda la transferencia de los expedientes de interés histórico o su exclusión y enajenación o destrucción (art. 18).
Cuánto pesa en el examen
Este tema forma parte de Programa del Cuerpo de Auxilio Judicial, del programa oficial de Auxilio Judicial.
- El ejercicio dedica 100 preguntas al temario, repartidas entre 26 temas: de media, 3,8 preguntas por tema.
- Ritmo del examen: 100 minutos para 100 preguntas, unos 60 segundos por pregunta.
- Cada error resta 1/4 de un acierto, así que 4 fallos anulan una respuesta correcta: solo compensa arriesgar si descartas alguna de las 4 alternativas.
- Para el mínimo de 5 sobre 10 hacen falta 50 aciertos sin fallos.
Preguntas tipo examen
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1 Según el art. 4 del Real Decreto 937/2003, los archivos judiciales se clasifican en:
- A Archivos de oficina y archivos históricos
- B Archivos Judiciales de Gestión, Territoriales y Central
- C Archivos provinciales, autonómicos y nacional
- D Archivos de gestión, intermedios, históricos y central
Correcta: B. Art. 4 RD 937/2003: «Existirán tres clases de archivos: a) Archivos Judiciales de Gestión. b) Archivos Judiciales Territoriales. c) Archivo Judicial Central».
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2 Conforme al art. 5.2 del Real Decreto 937/2003, los asuntos sin actuación procesal pendiente pueden remitirse del Archivo Judicial de Gestión al Archivo Judicial Territorial transcurridos:
- A Un año desde la firmeza
- B Tres años desde la incoación
- C Cinco años desde la incoación
- D Diez años desde la firmeza
Correcta: C. Art. 5.2 RD 937/2003: transcurridos cinco años desde la incoación de los procedimientos, los asuntos que no estén pendientes de actuación alguna pueden remitirse al Archivo Judicial Territorial, plazo reducible excepcionalmente por razones de espacio.
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3 Las Juntas de Expurgo adscritas al Ministerio de Justicia están presididas, según el art. 14.3 del Real Decreto 937/2003, por:
- A El Secretario de Gobierno del Tribunal Superior de Justicia
- B Un magistrado designado por el Presidente del Tribunal Superior de Justicia
- C El Gerente Territorial del Ministerio de Justicia
- D El Fiscal Jefe del Tribunal Superior de Justicia
Correcta: B. Art. 14.3 RD 937/2003: las Juntas están presididas por un magistrado designado por el Presidente del TSJ, con voto dirimente, e integradas por un fiscal, el Gerente Territorial, un técnico superior en archivos, un titulado superior y un LAJ que actúa como secretario.