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Tema 16. Manejo y traslado de la documentación clínica.

Manejo y traslado de la documentación clínica. La confidencialidad de la historia clínica. Unidades de competencia previstas en el Real Decreto 1790/2011, de 16 de diciembre: El traslado de documentos y objetos.

Revisado el 7 de septiembre de 2026 con las bases oficiales.

Qué cubre este tema

El tema une el manejo y traslado de la documentación clínica con la confidencialidad de la historia clínica. Parte de las definiciones y reglas de la Ley 41/2002 (documentación e historia clínica, usos, acceso, custodia y deber de secreto de todo el personal), de la protección de datos de salud (LOPDGDD y RGPD) y de las consecuencias disciplinarias y penales de quebrantar la reserva (Estatuto Marco y Código Penal). Después describe la práctica del celador según la UC2251_1 del RD 1790/2011 y el art. 14.2.1 del Estatuto de 1971: traslado de historias, volantes, informes, muestras, correspondencia, objetos y pertenencias, circuitos de archivo y admisión y normas de custodia. Se preguntan artículos, plazos, quién accede a la historia y cómo se transporta la documentación.

Ideas clave

• La Ley 41/2002 define la documentación clínica como el soporte de cualquier tipo o clase que contiene un conjunto de datos e informaciones de carácter asistencial, y la historia clínica como el conjunto de documentos que contienen los datos, valoraciones e informaciones sobre la situación y la evolución clínica de un paciente a lo largo del proceso asistencial (art. 3); cada centro la archiva en el soporte que garantice su seguridad, correcta conservación y recuperación (art. 14.2).
• Todo el personal que accede a los datos de la historia clínica en el ejercicio de sus funciones queda sujeto al deber de secreto; el personal de administración y gestión solo accede a los datos relacionados con sus propias funciones (art. 16.6 Ley 41/2002), y toda persona que elabore o tenga acceso a la información y documentación clínica está obligada a guardar la reserva debida (art. 2.7); la historia se conserva al menos cinco años desde el alta de cada proceso (art. 17.1) y su custodia corresponde a la dirección del centro (art. 19).
• Los datos relativos a la salud son una categoría especial de datos personales (art. 9 RGPD); el deber de confidencialidad de la LO 3/2018 obliga a todas las personas que intervienen en el tratamiento, es complementario del secreto profesional y se mantiene aun cuando haya finalizado la relación con el responsable (art. 5), y la Comunidad de Madrid consagra el derecho a la confidencialidad de los datos sanitarios en el art. 27.3 de la LOSCAM.
• Para el personal estatutario, mantener la debida reserva y confidencialidad de la información relativa a los centros y a los usuarios es un deber (art. 19.j Ley 55/2003) y su quebranto es falta muy grave (art. 72.2.c), sancionable incluso con la separación del servicio; el art. 199.2 del Código Penal castiga al profesional que, incumpliendo su obligación de sigilo, divulga los secretos de otra persona con prisión de uno a cuatro años, multa e inhabilitación especial.
• El celador tramita o conduce sin tardanza las comunicaciones verbales, documentos, correspondencia u objetos que le confían sus superiores (art. 14.2.1 Estatuto de 1971) y, según la UC2251_1 del RD 1790/2011, ordena los documentos recibidos en los servicios generales, traslada material y equipos e informa y atiende al público; el módulo MF2251_1 dedica 60 horas a la ordenación y traslado de documentos, materiales y equipos.
• Las historias clínicas y demás documentación se trasladan en sobres, carpetas o carros cerrados, nunca abiertas ni a la vista, sin leerlas ni comentarlas, por el circuito establecido entre el archivo, admisión, consultas y unidades, entregándolas a la persona responsable y comprobando que el número de historia y la identidad del paciente coinciden con la petición; las historias en soporte electrónico se consultan solo por el personal autorizado con su clave personal, que nunca se comparte.
• Las muestras biológicas se transportan en contenedores rígidos y estancos con el volante de petición separado, identificadas y en posición vertical, y la correspondencia, la valija interna y los paquetes se registran y se entregan al destinatario o a la unidad administrativa; los informes y resultados no se entregan a personas distintas del paciente o de quien este haya autorizado (art. 5 Ley 41/2002).
• Los objetos y pertenencias del paciente (ropa, prótesis, documentación, dinero, teléfono) se inventarian en ingreso, urgencias y éxitus con el personal de enfermería, se guardan en bolsa identificada y, cuando el protocolo lo prevé, se depositan en la caja de seguridad o se entregan a la familia con firma de recibo; el traslado de documentos y objetos se realiza respetando la intimidad del paciente y sin que la documentación quede desatendida en pasillos o mostradores.

Cuánto pesa en el examen

Este tema forma parte de Temas específicos · Celador, del programa oficial de Celador/a del SERMAS.

• El ejercicio dedica 60 preguntas al temario, repartidas entre 16 temas: de media, 3,8 preguntas por tema.
• Ritmo del examen: 90 minutos para 60 preguntas, unos 90 segundos por pregunta.
• Cada error resta 1/4 de un acierto, así que 4 fallos anulan una respuesta correcta: solo compensa arriesgar si descartas alguna de las 4 alternativas.
• Para el mínimo de 5 sobre 10 hacen falta 30 aciertos sin fallos.

Preguntas tipo examen

3 preguntas de muestra con el formato del examen. En Sacadiez tienes el banco completo del tema con explicación en cada respuesta.

1. 1 Según el art. 16.6 de la Ley 41/2002, el personal que accede a los datos de la historia clínica en el ejercicio de sus funciones:

   1. A Puede difundirlos con fines docentes sin autorización
   2. B Queda sujeto al deber de secreto
   3. C Solo debe guardar secreto si es personal sanitario
   4. D Puede acceder a toda la historia sin limitación por razón de sus funciones

   Correcta: B. Art. 16.6 Ley 41/2002: el personal de administración y gestión solo puede acceder a los datos de la historia relacionados con sus propias funciones, y el personal que accede a los datos de la historia clínica en el ejercicio de sus funciones queda sujeto al deber de secreto.

2. 2 De acuerdo con el art. 5 de la LO 3/2018, el deber de confidencialidad de quienes intervienen en el tratamiento de datos personales:

   1. A Termina al finalizar la relación con el responsable del tratamiento
   2. B Se mantiene aun cuando hubiese finalizado la relación con el responsable o encargado del tratamiento
   3. C Solo afecta al responsable del tratamiento
   4. D Caduca a los cinco años del tratamiento

   Correcta: B. Art. 5.3 LOPDGDD: la obligación de confidencialidad se mantiene aun cuando hubiese finalizado la relación del obligado con el responsable o encargado del tratamiento; es complementaria del secreto profesional (art. 5.2).

3. 3 Para el personal estatutario, el quebranto de la debida reserva respecto a la intimidad personal de los usuarios y la información relacionada con su proceso constituye, según el art. 72 de la Ley 55/2003:

   1. A Falta leve
   2. B Falta grave
   3. C Falta muy grave
   4. D Una mera irregularidad administrativa

   Correcta: C. Art. 72.2.c) Ley 55/2003: es falta muy grave el quebranto de la debida reserva respecto a datos relativos al centro o institución o a la intimidad personal de los usuarios y a la información relacionada con su proceso y estancia en los centros sanitarios.

Fuentes

• Ley 41/2002, de 14 de noviembre, de autonomía del paciente, arts. 2, 3, 5, 7 y 14 a 19
• Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, art. 5
• Ley 55/2003, del Estatuto Marco, arts. 19 y 72
• Ley Orgánica 10/1995, del Código Penal, art. 199
• Real Decreto 1790/2011, cualificación SAN668_1, UC2251_1 y MF2251_1
• Orden de 5 de julio de 1971, Estatuto de Personal no Sanitario, art. 14.2.1