Bloque II · Actividad administrativa y ofimática · Tema 19 de 28

Tema 19. Concepto de documento, registro y archivo.

Concepto de documento, registro y archivo. Funciones del registro y del archivo. Clases de archivo y criterios de ordenación.

Revisado el 5 de septiembre de 2026 con las bases oficiales.

Qué cubre este tema

El tema define documento, registro y archivo y describe sus funciones en la Administración. La Ley 16/1985 del Patrimonio Histórico Español aporta los conceptos legales de documento y archivo; la Ley 39/2015 regula el documento administrativo electrónico, el Registro Electrónico General y el archivo electrónico único; y el Real Decreto 1708/2011 organiza el Sistema de Archivos de la AGE en archivos de oficina, centrales, intermedio e histórico según el ciclo vital de los documentos. Suelen preguntarse los requisitos de validez del documento electrónico, los efectos del registro, las clases de archivo y los criterios clásicos de ordenación (alfabético, numérico, cronológico, geográfico y por materias).

Ideas clave

• Es documento toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogida en cualquier tipo de soporte material, incluso informático; se excluyen los ejemplares no originales de ediciones (art. 49.1 Ley 16/1985).
• Son archivos los conjuntos orgánicos de documentos reunidos por las personas jurídicas públicas o privadas en el ejercicio de sus actividades, al servicio de la investigación, la cultura, la información y la gestión administrativa (art. 59.1 Ley 16/1985).
• Para que un documento administrativo electrónico sea válido debe contener información de cualquier naturaleza archivada en un soporte electrónico, los datos de identificación, una referencia temporal, los metadatos mínimos exigidos y, cuando proceda, las firmas electrónicas correspondientes (art. 26.2 Ley 39/2015).
• Cada Administración dispone de un Registro Electrónico General, plenamente interoperable, en el que se hace el asiento de todo documento presentado o recibido; el asiento incluye número, epígrafe, fecha y hora, identificación del interesado y órgano de destino (art. 16.1 y 16.2 Ley 39/2015).
• Cada Administración debe mantener un archivo electrónico único de los documentos que correspondan a procedimientos finalizados, conservados en un formato que garantice su autenticidad, integridad y conservación (art. 17 Ley 39/2015).
• El Sistema de Archivos de la AGE se clasifica, atendiendo al ciclo vital de los documentos, en archivos de oficina o de gestión, archivos generales o centrales de los Ministerios, archivo intermedio y archivos históricos (art. 8 RD 1708/2011).
• El Archivo General de la Administración es el archivo intermedio de la AGE y el Archivo Histórico Nacional ejerce las funciones de archivo histórico; las transferencias entre fases se rigen por los calendarios de conservación (arts. 11 y 12 RD 1708/2011).
• Los archivos de oficina custodian los documentos en fase de tramitación o de consulta continua y deben eliminar los documentos de apoyo informativo antes de transferir al archivo central (art. 9 RD 1708/2011); los sistemas habituales de ordenación son el alfabético, el numérico, el cronológico, el geográfico y el temático o por materias.

Cuánto pesa en el examen

Este tema forma parte de Bloque II · Actividad administrativa y ofimática, del programa oficial de Auxiliar Administrativo del Estado.

• El ejercicio dedica 80 preguntas al temario, repartidas entre 28 temas: de media, 2,9 preguntas por tema.
• Ritmo del examen: 90 minutos para 110 preguntas, unos 49 segundos por pregunta.
• Cada error resta 1/3 de un acierto, así que 3 fallos anulan una respuesta correcta: solo compensa arriesgar si descartas alguna de las 4 alternativas.
• Para el mínimo de 5 sobre 10 hacen falta 55 aciertos sin fallos.

Preguntas tipo examen

3 preguntas de muestra con el formato del examen. En Sacadiez tienes el banco completo del tema con explicación en cada respuesta.

1. 1 Según el Real Decreto 1708/2011, ¿qué archivo cumple las funciones de archivo intermedio de la Administración General del Estado?

   1. A El Archivo Histórico Nacional
   2. B El Archivo General de la Administración
   3. C El Archivo General de Simancas
   4. D El archivo central de cada Ministerio

   Correcta: B. Art. 11 RD 1708/2011: el Archivo General de la Administración es el archivo intermedio de la AGE; el Archivo Histórico Nacional ejerce las funciones de archivo histórico (art. 12).

2. 2 Conforme al art. 26 de la Ley 39/2015, NO es un requisito de validez del documento administrativo electrónico:

   1. A Incorporar una referencia temporal del momento de su emisión
   2. B Contener los metadatos mínimos exigidos
   3. C Estar impreso y sellado por la oficina de asistencia en materia de registros
   4. D Incorporar las firmas electrónicas que correspondan

   Correcta: C. Art. 26.2 Ley 39/2015 exige información en soporte electrónico, datos de identificación, referencia temporal, metadatos mínimos y, en su caso, firmas electrónicas; nada exige impresión ni sellado físico.

3. 3 De acuerdo con la Ley 16/1985 del Patrimonio Histórico Español, se entiende por documento:

   1. A Únicamente los escritos originales en soporte papel
   2. B Toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogida en cualquier soporte material, incluso informático
   3. C Cualquier ejemplar impreso, incluidas las ediciones no originales
   4. D Solo los documentos con más de cuarenta años de antigüedad

   Correcta: B. Art. 49.1 Ley 16/1985: definición amplia de documento en cualquier soporte, incluso informático, excluyendo los ejemplares no originales de ediciones.

Esta materia entra también en Administrativo del Estado (tema 13), con el mismo temario oficial pero distinto formato de examen.

Fuentes

• Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español (arts. 49 y 59)
• Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común (arts. 16, 17 y 26)
• Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, Sistema Español de Archivos y Sistema de Archivos de la AGE
• Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo, Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos